Přechod na OpenOffice

Překlad originálního článku Making a pitch for OpenOffice
Autorka: Solveig Hauglandová, SearchEnterpriseLinux.com-expert
17. července 2003, SearchEnterpriseLinux.com

Mluvte o důvodech obav. Jak myslíte, že by vedení vaší firmy a uživatelé zareagovali, jestliže byste jim navrhli nahradit kancelářský balík Microsoft Office kancelářským balíkem OpenOffice.org? Někteří uživatelé si budou myslet, že by raději pojídali šváby. Jestli chce být IT tým úspěšný při tomto přechodu, musí předvídat, čeho se uživatelé a odpovědní pracovníci obávají a připravit možnosti, jak zmírnit jejich obavy.

Jako instruktorka a konzultantka balíků OpenOffice.org a StarOffice jsem slyšela všechny námitky, které obávající se uživatelé MS Office mohou předložit. Zde je pět námitek, které jste nuceni poslouchat, když navrhujete tento přechod a několik možností, jak vysvětlit, proč jsou tyto námitky bezpředmětné.

Námitka č. 1: Lidé se obávají, že po přechodu na open-source budou mít software, který je potenciálně roztříštěný nebo nepodporovaný.

Váš IT tým, uživatelé a odpovědní pracovníci se potřebují přihlásit do konference users@openoffice.org list na OpenOffice.org a komunikovat s ostatními IT týmy, které řeší přechod na OpenOffice.org. Mezi nimi jsou Cassens Transport v Illinois, Ernie Ball Guitar ve Washingtonu a státní správa Jeffersonu v Coloradu. Ti, kteří komunikovali s dalšími IT týmy, jejichž pracovníci přechod úspěšně zvládli a jsou spokojení, mají všeobecně menší obavy z neznámého. Také zjistí, že vlády rozhodujících států v Evropské unii hledí směrem k Linuxu a OpenOffice.org. A vůbec to nejsou linuxoví šílenci.

Podle mých zkušeností není problémem nedostatek profesionální podpory a školení. Měla jsem hrozné zkušenosti s podporou pro špatně informované a neznalé představitele uznávaných společností. Na druhé straně, konference users@openoffice.org netvoří jen souhrn informací, ale i lidé, kteří jsou rychlí a zdvořilí. Jsou to nejzdvořilejší a nejtrpělivější členové ze všech konferencí, kterých jsem se kdy zúčastnila.

Námitka č. 2: Lidé si myslí, že převod stávajících dokumentů do formátu OpenOffice.org formát bude jejich noční můrou.

To může být velký úkol, bude záležet na tom, jaký je formát existujících dokumentů. Může to být také velmi jednoduché. Vy a váš podpůrný tým pro OpenOffice.org může zjistit, jakým způsobem bude konverze probíhat nejlépe tak, že vyberete reprezentativní dokumenty z celé organizace a převedete je na formát OpenOffice.org pomocí konvertoru dokumentů (Soubor > Průvodce > Konvertor dokumentů). Pak jen otevřete dokumenty, srovnáte je originálem, vytisknete a ukážete lidem z IT. Jestliže uvidí, že konverze je zvládnutelná, pak je to velký krok vpřed.

OpenOffice.org je schopný velmi dobře spolupracovat s Microsoft Office, ale každé dva programy jsou samozřejmě vždy v něčem odlišné. Udělejte malý test, abyste zjistili, jaké typy odsazení textu způsobují problémy a vyhněte se jim. Další dobrý přístup je používání definovaných stylů v obou programech místo jednotlivého definování tučného písma, velikosti a parametrů fontů ve výchozím stylu. V OpenOffice.org zvolte Formát > Stylista a použijte dvě ikony úplně napravo pro vytvoření stylů a jejich úpravám, pokud jsou třeba. Také se vyhněte se kombinování textových rámečků s grafikou v kterémkoli programu. Tyto jsou věci, které obvykle potřebují upravit po převodu mezi programy.

Celkem vzato je však nejlepší způsob, jak dosáhnout řešení tohoto problému je vzít reprezentativní dokumenty, přenést je mezi programy, zjistit, zda něco způsobuje problémy, a pak najít vhodný způsob formátování obsahu.

Námitka č. 3: Vedoucí pracovníci budou mít obavy z nákladů na výcvik a uživatelé ze zaškolení na nový kancelářský balík.

To není jednoduché, ale rozhodně je to řešitelné. Zjistila jsem, že po absolvování mých půldenních výcvikových kurzů jsou lidé obvykle velmi překvapení a potěšení, když vidí jak mnoho je podobných rysů v obou balících.

Dělejte školení brzy a často a po ucelených částech. Motivujte lidi k učení. Pak v příslušnou chvíli odinstalujte Word a další aplikace MS Office, takže lidé budou muset používat OpenOffice.org. Právě tak jako při výuce nového jazyka, lidi se učí o hodně rychleji, když jsou k tomu donuceni.

Také rozhodně doporučuji, aby každý člověk ve firmě měl přístup k manuálu OpenOffice.org. Mnoho funkcí je jasných a snadných k pochopení, ale je pravda, že nějaké věci v OpenOffice.org je obtížné aplikovat. Není je těžké provést, jen je obtížné najít správné příkazy nebo správné možnosti ve správných oknech.

Námitka č. 4: Všichni ti, kteří vždy vzdorují změnám a nenávidí je, si budou stěžovat.

To je běžná záležitost při změně v řízení. (Postupy podle knihy "Who Moved My Cheese?" 1) mohou, ale nemusí být pomoci.) Existují dva dobré postupy, jak jejich námitky obrátit ve svůj prospěch: Zapojte tyto "známé osobnosti" ve firmě do zavádění změn; také můžete během školících obědů 2) ukazovat, jak snadno se ovládají funkce v OpenOffice.org. Například, lišta pro formátování textu je opravdu takřka stejná jako ve Wordu.

(Pozn. překladatele:
1) Populární kniha o tom, jak provádět změny v managementu.
2) Běžný způsob školení, kdy se zaměstnanci v přestávce na oběd nerozprchnou do různých stravovacích zařízení, ale zaměstnavatel zajistí a zaplatí lehký společný oběd (pizza, sendviče) a během oběda provede školení.)

Námitka č. 5: Lidé řeknou, že přechod na OpenOffice.org vezme příliš mnoho času, energie a peněz.

Tyto překážky se budou zdát se méně zastrašující, jestli váš IT tým může prezentovat výsledky z vlastního testování konverze a také zkušenosti shromážděné IT odděleními dalších firem.

Pro úspěch instalace důrazně doporučuji, aby uživatelé měli na jejich strojích samostatné a ne síťové instalace OpenOffice.org. Zrychluje to přechod a síťová instalace nemá mnoho výhod. Jestli vaši uživatelé nejsou schopni spustit instalaci ze serveru, pak je proveďte standardní instalací, nebo musí váš IT tým instalovat část každou noc před přechodem. Jediná námitka je říci jim aby odškrtli přiřazující OpenOffice.org pro otevírání dokumentů Microsoft Office. Jestli oni ne, to není velký obchodovat s realitou a totálně obratitelný; ale ne zrušit značku splést lidi a udělat jim myslet ty jejich dokumenty Wordu byli převedený na OpenOffice.org.

Závěrem, zde jsou mé rady pro IT oddělení, které chce ušetřit čas, úsilí a peníze při implementace OpenOffice.org:

Toto není obrovské množství práce, a výdaj není velký. Celkový, OpenOffice.org chránit vaši společnost velký peněžní obnos v í dlouhodobý. Ptát se vašich subjektů řízení jestli oni mohou myslet na něco mohli by dělat s Microsoftem Office licence a podpůrný peníze oni jsou utrácející nyní. Jistě nějaké další investice by byl užitečnější než házení více peněz v Microsoftu? Oni pravděpodobně plechovka přišla s něco oni radši by být dělají s penězi.

Další slovo na úsporách nákladů: OpenOffice.org velikosti souboru jsou malé, tak váš společnost bude schopen utratit méně peněz na uskladněních. Jestli oni mají obavu o místo na disku že soubory zdvihnou na serverech nebo projít e-mail, OpenOffice.org bude báječná změna.

Nakonec, vaše společnost mohla vyhodit další drahé licence po zavádění OpenOffice.org. Namísto koupě licencí na Deneba plátno, Adobe ilustrátor nebo Microsoft Visio, můžete být schopný jen užívat OpenOffice.org tah, otevřený prvotní produkt. Tah má výjimečné schopnosti a může exportovat do GIF a JPEG, plus SVG, EPS a daleko víc formáty. To má konektorové linky z Visio, pokročilý objekt a textové manipulační schopnosti z ilustrátora, a rysů a klidu použití plátna.

O autorce: Solveig Hauglandová je autorkou OpenOffice.org zdroj Kit a StarOffice 6.0 společník. Ona vyvinula výcvikový studijní plán pro obojí programy založené na souboru pracovního sešitu a instruktorských poklesů. Její klientský seznam pro trénink a pracovní sešity zahrnuje společnosti v koloradské, Illinois, Austrálii, Anglii a Norsku. Ona je SearchEnterpriseLinux.com-ovo zeptat se odborného školitele na úředních oblekách.